Automatización de los procesos internos de presupuesto de una empresa biofarmacéutica.
Avenga desarrolló una solución para automatizar la gestión presupuestaria en una empresa biofarmacéutica mediante Salesforce, brindando una automatización integral para el sector. Los objetivos fueron optimizar los ajustes internos de presupuesto, incorporar nuevos usuarios al sistema CRM y mejorar la satisfacción del cliente.
La solución aprovechó Salesforce Cloud, NetSuite para biofarma, Lightning Web Components (LWC) y Apex para crear un sistema de presupuestación biofarmacéutica automatizado, eficiente e integrado. (Automatización de los procesos internos).
Introducción
Nuestro cliente es una empresa biofarmacéutica líder, con amplias capacidades en investigación médica y tecnologías para la salud. Con sede en Estados Unidos, la compañía tiene presencia global, cuenta con aproximadamente 28.000 empleados y opera en 110 países. Su objetivo estratégico es acelerar el éxito de sus clientes liderando procesos de desarrollo de productos, integrando soluciones de desarrollo clínico y adoptando capacidades comerciales innovadoras.
Para mejorar la prestación de sus servicios, la empresa buscaba un socio tecnológico que pudiera incorporar un mayor grado de automatización. Cuando contactó a Avenga, estaba en búsqueda de una mejor calidad de servicio, ya que no se encontraba satisfecha con el desempeño de su proveedor tecnológico anterior. Como resultado, la colaboración generó resultados positivos para ambas partes. (Automatización de los procesos internos).
Desafío
El cliente elabora presupuestos para cientos de proyectos. Sin embargo, antes de la incorporación de Avenga, todo el proceso de confección presupuestaria se realizaba de forma manual. Esto generaba múltiples cuellos de botella y una alta probabilidad de errores humanos, lo que podía traducirse en pérdidas financieras. En resumen, enfrentaban un proceso lento, demandante en tiempo y propenso a equivocaciones.
Teniendo en cuenta este desafío, Avenga diseñó un plan para automatizar el proceso de elaboración de presupuestos mediante Salesforce. Para ello, se definieron tres objetivos principales: automatizar los procesos internos de ajustes presupuestarios, incorporar nuevos usuarios al sistema CRM y mejorar la satisfacción del cliente. (Automatización de los procesos internos).
Solución
- Salesforce Cloud Platform : La solución al desafío requirió la creación de formularios personalizados para la gestión de solicitudes IBA, la configuración de un proceso de aprobación a medida y la integración de un sistema de notificaciones por correo electrónico. Todo esto se desarrolló sobre la plataforma Salesforce Cloud utilizando licencias de Salesforce Platform. La parte administrativa de la solución se cubrió íntegramente con funcionalidades estándar de Salesforce y componentes drag-and-drop. En cuanto a la experiencia del usuario final, los equipos expertos de Avenga utilizaron Reporting, Lightning Flows y los servicios de correo electrónico de Salesforce.
- Oracle NetSuite: NetSuite Enterprise Resource Planning (ERP) fue implementado como parte de una solución escalable para gestionar en la nube todas las operaciones de back-office y los procesos financieros del negocio. Además, los especialistas de Avenga utilizaron Oracle NetSuite para ofrecer inteligencia de negocio integrada, con reportes y analítica en tiempo real. Como resultado, el cliente obtuvo un sistema que impulsa una toma de decisiones más ágil y eficiente. (Automatización de los procesos internos).
- LWC: Lightning Web Components (LWC) se utilizaron como estándar principal de componentes web. Esta tecnología permitió desarrollar únicamente los elementos necesarios para garantizar un alto rendimiento en los navegadores compatibles con Salesforce. (Automatización de los procesos internos).
- Apex: Como lenguaje de programación fuertemente tipado y orientado a objetos, Apex permitió a los desarrolladores de Avenga ejecutar flujos de trabajo y controles transaccionales en los servidores de Salesforce, en conjunto con llamadas a la API.(Automatización de los procesos internos).
Proceso
Descubrir
El proceso comenzó con un análisis detallado de las rutinas presupuestarias del cliente para identificar brechas de desempeño. Se detectaron demoras e imprecisiones, revelando puntos críticos manuales con alto potencial de automatización. Esta evaluación permitió identificar las áreas donde las mejoras generarían mayor impacto y sentó las bases para optimizar el flujo de trabajo. (Automatización de los procesos internos).
Definir
Se desarrolló una hoja de ruta clara para integrar Salesforce con NetSuite, alineando los objetivos del negocio con las necesidades técnicas. Además, se establecieron hitos para medir el progreso y definir responsabilidades para cada componente del sistema. Esta etapa aseguró la alineación entre tecnología y requerimientos de negocio, preparando el terreno para una colaboración fluida entre todos los equipos involucrados. (Automatización de los procesos internos).
Desarrollar
Se crearon formularios personalizados, flujos automatizados y tableros en tiempo real adaptados a los procesos internos del cliente. Se utilizaron Lightning Web Components y Apex para garantizar flexibilidad, seguridad de datos y alto rendimiento. Estas innovaciones fueron diseñadas para optimizar la operación y responder de manera eficiente a requerimientos complejos. (Automatización de los procesos internos).
Entregar
La solución se implementó junto con capacitaciones y ajustes continuos basados en el feedback de los usuarios. Este enfoque permitió que los equipos se adaptaran rápidamente, asegurando la efectividad del sistema desde el primer día. Las mejoras iterativas mantuvieron la implementación en curso y fortalecieron la confianza de los usuarios. Actualmente, la solución funciona de manera estable, ofreciendo resultados confiables sin interrupciones. (Automatización de los procesos internos).
Resultados
La solución presentada por Avenga generó resultados significativos. En primer lugar, el cliente obtuvo un sistema automatizado de confección presupuestaria optimizado, con una mínima probabilidad de error humano y sin impactos financieros negativos.
En segundo lugar, se incorporó Salesforce CRM, mejorando la gestión de datos y las capacidades de reporting. Además, se logró un aumento claro en la satisfacción del cliente gracias a una operación más ágil y eficiente.
Finalmente, el cliente quedó altamente conforme con la solución y solicitó a Avenga el desarrollo de tres nuevas versiones del sistema. Como resultado, Avenga continuará acompañando al cliente en el soporte y evolución de las soluciones actuales y futuras. (Automatización de los procesos internos).
La automatización de procesos presupuestarios demuestra que la eficiencia operativa es tan crítica como la innovación científica. Al integrar Salesforce y NetSuite, la empresa eliminó errores manuales y cuellos de botella, transformando una carga administrativa en una ventaja estratégica que permite decisiones más rápidas, una escalabilidad global real y una experiencia del cliente superior. (Automatización de los procesos internos).
Todo esto puede verse en Avenga.
